電話秘書のお仕事内容について

仕事の多くは相手とのやり取りが伴います。相手の要望を聞いたり、意見を聞いて改善したり、アポイントメントをとることも重要な仕事です。

今ではメールなども発達していますが、やはり相手の反応を感じることができる、電話は重要な位置を占めています。そんな時に活用したいのが電話秘書です。

電話で簡単な用件を伝える時やアポイントメントを摂るだけのことも多いです。ただ、わざわざ忙しい社員が全てをこなすとなると、本業が進まず仕事の負担も大きなものになります。

そんな時、かかってきた電話に秘書として代わりに対応し、内容の聞き取りや適切な対応、相手に必要な情報などを伝えます。また、契約内容により、確認業務やアポイントを調節したり、取引相手のお悔みやお祝いごとの出席、場所などを確認するなど細かな対応も行います。

取引先葬儀なのでは急いで確認する必要がありますが、その時に手が離せないなどのケースもあります。そのような時でも、きちんと葬儀の確認もできて、場合によっては電報の手配まで電話秘書に任せることができますので、安心して今の仕事に集中できます。

また、相手と食事をするなどでお店の選定や予約が必要な時もあります。そのような場合でも、条件などを提示することで、適切なお店の予約までを代行で行ってもらうことが可能です。

本業以外の仕事で電話で対応できることを請け負ってくれますので、仕事の軽減にもなりますし、電話でのマナーや言葉の選び方なども身に着けているので、ワンランク上の対応ができるところも電話秘書の特徴と言えるでしょう。